Zelf een festival organiseren?

Zelf een festival organiseren?

Zelf een Festival organiseren? Het is de droom van velen om zelf een keer een festival te organiseren. Voor sommigen blijft het bij een droom. Anderen pakken het ook echt aan. Dit betekent wel dat je flink wat werk moet verzetten. Het is belangrijk om te zien wat er allemaal nodig is om een goed festival te organiseren. Op deze plek vind je een overzicht van alle zaken die erbij komen kijken. We gaan in ieder geval in op de volgende punten:

  1. Belangrijke punten van aandacht
  2. Stappenplan van het festival
  3. Welk budget is beschikbaar?
  4. Waar komt het festival?
  5. Siteproductie
  6. De kwaliteit van de catering
  7. Entertainment
  8. Styling: Aankleding van het festival
  9. Eventtechniek
  10. Het festival vastleggen
  11. Het regelen van vergunningen

Geluidset EV ETX

Geluidset EV ETX

  • Beeld & Geluid
  • geluid
€ 200
Membraamtent

Membraamtent

  • Tenten & Inrichtingen
  • tenten
Prijs op aanvraag
Prikkabel incl. lampen per meter

Prikkabel incl. lampen per meter

  • Licht & Effecten
  • sfeerverlichting
€ 1,5

Belangrijke punten van aandacht

Het zelf organiseren van een festival vraagt veel aandacht voor details. Je bent zelf vooral bezig met de uitstraling en het entertainment. Dit is echter juist niet wat je voorop moet stellen. Zeker wanneer je voor het eerst gaat organiseren, moet je wel zeker zijn dat alles perfect verloopt. Zaken zoals de catering, de vergunningen en veilige en goed bruikbare spullen zijn allemaal van groot belang. Dit zijn allemaal zaken waar Imagine Dance-events je mee kan helpen. Dit maakt het slim om hier gebruik van te maken.

Wanneer je dit niet op orde hebt, dan zal je dat al snel merken op de dag van het festival. Het zal je veel meer tijd en geld kosten waardoor het je dus niets oplevert. Terwijl je gelijk ook al je goodwill verspeeld hebt en je geen nieuwe kans krijgt. Zorg daarom dat je een aantal duidelijke doelen voor ogen hebt. Op die manier weet je precies wat je allemaal moet doen wanneer je het festival gaat uitwerken. Doe dit in een stappenplan. 



Stappenplan-festival-organiseren

Stappenplan voor het organiseren van een Festival


Alles valt of staat met het stappenplan dat je opstelt als organisator van festivals. Je moet alles tot in detail hebben uitgewerkt. Vooral ook waar het gaat om het verloop van de dag zelf. Daarom wordt het vaak ook wel een draaiboek genoemd. Alle taken staan hierin verdeeld, waarbij ook de verantwoordelijke genoemd wordt. Het gaat er dus om dat hierin staat wie wat wanneer doet. Dit stel je als eerste op omdat je dan ook de juiste personen erbij kunt zoeken. Je selecteert je mensen dan op hun vaardigheden. 

Let wel op. Het stappenplan zal regelmatig bijgesteld worden. Vanaf de eerste dag van de voorbereiding, tot op het festival zelf zullen zaken namelijk veranderen. Het is wel zaak dat het plan voortdurend up-to-date is voor iedereen. Iedereen binnen de organisatie moet het plan dan ook in handen hebben. Dit geldt natuurlijk vooral ook voor de geüpdatete versies ervan. 

Globaal kun je het volgende stappenplan aanhouden voor het organiseren van een festival:

  1. Het idee uitwerken; doel, doelgroep, locatie ed.
  2. Onderzoek: Is het haalbaar om een festival te organiseren?
  3. Stel je team samen of werk samen met een evenementenbureau;
  4. Festival promoten;
  5. De voorbereidingen van het Festival; vergunningen, catering, barpersoneel, EHBO ed.
  6. Maak een draaiboek;
  7. Festival uitvoeren;
  8. Vergeet niet het evenement te evalueren.

Onderstaand hebben we nog een paar belangrijke zaken uitgewerkt die komen kijken bij het organiseren van groot evenement. 

Welk budget is beschikbaar?


Om onder andere de gehuurde spullen te betalen en goede catering te verzorgen, bijvoorbeeld via Imagine Dance-events, is het van belang om te bepalen welk budget je hebt voor het festival. Ook hiervoor geldt dat je wel rekening moet houden met bijstellingen. Je begint met een ruime inschatting van de verwachte kosten. Aan de hand van kostenopgaven die je verzamelt van derden kan je zien of dit past binnen het budget. Na enige tijd kan je dan een meer definitief budget vaststellen. Er zijn een aantal zaken die hierop van invloed zijn. 



Locatie: Waar komt het festival?


Er zijn een aantal zaken waaraan een festival herinnerd wordt. In de eerste plaats is dat natuurlijk de beleving. De locatie waar het gehouden wordt speelt hier een essentiële rol in. Het kiezen van de juiste plek is niet zo gemakkelijk, maar wel van groot belang. Het is goed om te weten dat er wel heel veel factoren zijn die hierop van invloed zijn. Je wilt natuurlijk een plek vinden waar je kan doen wat jij voor ogen hebt, maar die ook past bij de doelgroep. Daarom moet je dus ook goed zoeken.

Een tip die goud waard kan zijn is dat je je niet blind moet staren op één plek. Het is altijd slim om een aantal plekken voor ogen te hebben. Je kunt weliswaar zoeken naar de perfecte plek. Maar wanneer deze niet beschikbaar is, of niet te bereiken is, dan zal je toch goede alternatieven moeten aanspreken. Ook is het essentieel dat je altijd eerst zelf gaat kijken voor je een keuze maakt. Kijk daarbij naar meer dan alleen het festivalterrein. Ook de bereikbaarheid en dergelijke zijn natuurlijk van belang. Zo maak je de best mogelijke keuze.



Siteproductie: Welke zaken komen er kijken bij het organiseren een festival?


Nu je een goed plan hebt voor je festival en ook je locatie duidelijk is, kan je beginnen met siteproductie. Hierin kan Imagine Dance-events een belangrijke rol spelen. Het gaat nu namelijk om het bestellen van de spullen die je nodig hebt. Denk aan de podia, compleet met licht en geluid. Denk ook aan het decor. Al dit soort zaken spelen ook een grote rol in de beleving die de bezoekers straks zullen hebben op jouw evenement. Daarom is werken met een specialist ook zo verstandig.

Ook hele andere zaken zijn van belang bij siteproductie. Denk aan hekken, maar denk ook aan toiletten. Ook prullenbakken en al dit soort zaken moeten natuurlijk voldoende aanwezig zijn. Zoals ook beveiliging nodig is. Zo houd je het festivalterrein schoon en veilig. Zorg dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn. Bewaak ook wel dat alles binnen het gestelde budget valt en dat het plan gevolgd wordt. 



Festival-organiseren

Festivalcatering: De kwaliteit van de catering


Omdat je een duidelijk budget hebt, weet je precies wat er voor de afzonderlijke onderdelen beschikbaar is. Zo heb je de kosten voor de locatie en de productie al in het oog. Imagine Dance-events kan ook van waarde zijn als het gaat om de kwaliteit van de catering. Ook dit moet georganiseerd zijn op basis van wat de doelgroep interessant vindt. Zoals het ook bij het festival zelf moet passen. Daarom is het ook verstandig om met een kenner op het gebied van festivalcatering te werken. 

Het is ook slim om verder te denken dan alleen de menu’s en hapjes. De cateraar moet natuurlijk wel ook aan de normen die in Nederland en Europa gelden voldoen. Het gaat dan om zaken zoals transport naar het festival, opslag, bereiding, de manier van opdienen. Ook is het fijn wanneer er voor goed personeel wordt gezorgd dat voor het opdienen van de hapjes en drankjes kan zorgen. Dit draagt allemaal bij aan de sfeer. 



Entertainment: Welke artiesten komen er?


Locatie en aankleding spelen een belangrijke rol in de beleving die de bezoekers van je festival hebben. Het allerbelangrijkste op dit gebied is echter natuurlijk het entertainment. Wanneer dit slecht is, dan doen al de andere zaken er allang niet meer toe. De bezoekers onthouden dan alleen dat de DJ slecht was of de band slecht klonk. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Dat geldt ook voor alle andere vormen van entertainment die je op je festival hebt. 

Het is belangrijk om dit op de goede wijze aan te pakken. Je kijkt niet alleen maar naar de grote namen en bekende acts. Je moet ook zorgen voor voldoende variatie. Zo kan je bijvoorbeeld ook onvoorziene problemen opvangen. Een artiest kan bijvoorbeeld op het laatste moment afzeggen vanwege ziekte. Het zijn allemaal zaken om op te letten wanneer je in de organisatie zit. 



Tip: Wist je dat Imagine Dance-events ook goede connecties heeft? Neem vrijblijvend contact met ons op en vraag naar de mogelijkheden.

Stappenplan-festival-organiseren

Styling: Aankleding van het festival


Zoals eerder al aangehaald bij siteproductie is ook de aankleding van groot belang voor een succesvol festival. Zo zorg je voor de juiste sfeer. Let erop dat je wel aansluit op wat je doelgroep is. Ook moet je erop letten dat je niet aan je eigen doelen voorbijschiet. Je hebt een duidelijk idee van wat je wilt en je moet ervoor zorgen dat dit ook zo op je publiek overkomt. Let daarbij op een eigen stijl, met voldoende ruimte voor vernieuwing in de aankleding. Dit zal het publiek nog lang bijblijven. 



nieuw
Lounge heater

Lounge heater

  • Tenten & Inrichtingen
  • verwarming
€ 17,5
Steigerhouten bar met tap, spoelbak, kast, werkblad en buffetkoeling

Steigerhouten bar met tap, spoelbak, kast, werkblad en buffetkoeling

  • Tenten & Inrichtingen
  • meubilair
€ 200

Eventtechniek: 'Onderschat de audiovisuele techniek niet'


Eventtechniek speelt een centrale rol in het geheel. Dat is tegenwoordig meer dan ooit het geval voor festivals. Het gaat dan om alle audiovisuele techniek die nodig is om het festival tot een succes te maken. Bedenk je dat bezoekers inmiddels al behoorlijk wat gezien hebben door de jaren heen. Daardoor ligt de lat dus hoog. Je wilt wel gewoon je publiek onder de indruk laten zijn. Het is in ieder geval slim om met een goede leverancier te werken. Zo zorg je voor mooie concepten op het gebied van eventtechniek. Houd rekening met je budget, maar probeer daarbinnen wel het maximale te doen. 



Het festival vastleggen: Fotograaf of videograaf inhuren?


Natuurlijk blijft het de bezoekers altijd bij wat voor bijzondere tijd ze beleefd hebben op jouw festival. Dat neemt niet weg dat het voor hen, maar ook voor jou als organisator aantrekkelijk is om alles toch goed vast te leggen. Daarom neem je ook een goede fotograaf en cameraman in het budget op om alles goed in beeld te brengen. De sfeer is op die manier heel goed te vangen en je kunt er op elk moment van nagenieten. 



Het regelen van vergunningen voor het festival


Tot slot nog het allerbelangrijkste. Als organisator van een festival ben je overal verantwoordelijk voor. Daarom moet je ervoor zorgen dat je alle vergunningen krijgt en dat dit op tijd gebeurt. Ook daarvoor kan je hulp krijgen van Imagine Dance-events. Het is zaak om tijdig de nodige informatie in te winnen en aan de slag te gaan. De volgende vergunningen moet je in ieder geval hebben.



Evenementenvergunning nodig?


De evenementenvergunning die je nodig hebt, hangt af van de omvang van het festival. Wanneer het kleinschalig is, is soms aanmelden bij de gemeente al voldoende. Grotere festivals hebben wel een volledige vergunning nodig. De verantwoordelijke vergunninghouder wordt geacht de veiligheid van alle betrokkenen te garanderen. Dit ben jij dus. In de vergunning is opgenomen wat gedaan moet worden bij allerlei soorten calamiteiten. 



Auteursrechten - Laat je goed adviseren


Festivals staan over het algemeen in het teken van beeld en geluid. Dat betekent dus ook dat je met auteursrechten te maken krijgt. Die betaal je via Buma. Tenzij je het evenement in België organiseert. In dat geval betaal je aan Sabam. Let ook op dat er ook vergunningen aan de bands en dergelijke betaald moet worden. Dit staat los van de auteursrechten.



Geluidsoverlast


Als het dan toch over muziek gaat, is het ook belangrijk om met geluidsoverlast rekening te houden. In sommige gevallen is er namelijk een vergunning nodig om dit op te vangen. Dit is vaak te vinden bij de milieuvergunningen die in een bepaald gebied van kracht zijn. Daarin staat hoeveel decibel toegestaan is. 



Andere soorten vergunningen


Afhankelijk van de plek waar je het festival organiseert kan het zijn dat je ook nog specifieke vergunningen nodig hebt. Dit zijn dan lokale zaken die een gemeente van belang vindt. Het is zaak dit tijdig uit te zoeken. Laat je daarbij helpen door een specialist zoals Imagine Dance-events. Het kan bijvoorbeeld om een drankvergunning staan, om een tijdelijke bouwvergunning, of om een horecavergunning. 



Conclusie 'If I can imagine it, it is possible!'


Wie al deze zaken eens goed doorneemt, ziet dat er flink wat nodig is om zelf een festival te organiseren. Het is dan ook belangrijk om zaken zoals de doelstelling eerst helder te hebben. Zo bepaal je of het ook echt mogelijk is om dit te bereiken wanneer je het hele proces doorloopt. Wie overal met vertrouwen in stapt, kan een mooi festival neerzetten. Uiteraard staat ons team voor je klaar jullie te assisteren en wellicht om gezamenlijk een prachtig evenement neer te zetten.

Party verhuur & Organisatie

Bent u van plan een evenement te organiseren en heeft u hulp nodig bij de voorbereidingen en realisatie van een evenement? Dan kunt u bij ons terecht! Wij zijn hét Event- & Party verhuurbedrijf van Midden Nederland. Met ons complete aanbod aan feestbenodigdheden als: geluidssets, sfeerverlichting an andere feestbenodigdheden, maakt u uw feest compleet. Naast de verhuur van onze feestbenodigdheden kunnen wij u helpen van A tot Z. Wij ondersteunen bij het maken van een plan, verzorgen de nodige vergunningen en regelen desgewenst alle materialen en diensten die bij uw evenement nodig zijn. Laat u verrassen door onze mogelijkheden. 

Algemene voorwaarden - Disclaimer
Akkoord
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid. Je kan cookies ook niet accepteren.